وقتی میخواهید تجارتتان را شروع کنید،مطمئناً با تعداد زیادی کار،از ایجاد یک وب سایت تا بازاریابی گرفته تا مشتریان،تا مدیریت حسابداری خود روبرو خواهید شد.آخرین کار ممکن است دلهره آور ترین آنها باشد.حتی فکر کردن به مسئولیت های اینکار نیز سخت است.من اینجا هستم تا به شما نشان دهم که نیازی به ترس نیست.راهنمای زیر،حسابداری از مشاغل کوچک را بدون توجه به دانش قبلی شما (یا فقدان آن) آسان می کند.
در زیر،من از اصول حسابداری وافتتاح حساب بانکی گرفته تا پیگیری درآمد و هزینه های شما تا سازماندهی و سایر موارد را به شما آموزش میدهم.حتی اگر تصمیم گرفته اید یک حسابدار استخدام کنید تا همه این موارد را برای شما مدیریت کند،بازهم بسیار مهم است که خودتان این اصول را بدانید.خواندن این مقاله به شما این امکان را می دهد تا رشد و پیشرفت شرکت خودرا از امروز شروع کنید.
اما اول،باید بدانید حسابداری چیست؟حسابداری یکی از مهمترین عناصر اجرای یک تجارت موفق(مهمتر از آنکه یک وظیفه قانونی باشد)است. این می تواند به عنوان فرآیند ردیابی،اندازه گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی شما به منظور دانستن مشکلات و مزایای تجارتتان تعریف شود.
بنابراین،بدون گرفتاری بیشتر،در اینجا نحوه انجام حسابداری برای تجارت کوچک شما آورده شده است:
یک حساب بانکی باز کنید
هر معامله را پیگیری کنید
صورتهای مالی مناسب را ایجاد کنید
خدمات حقوق و دستمزد را تنظیم کنید
مالیات بدهید
باگذشت زمان موفقیت کسب و کار خود را ارزیابی کنید
برای حسابداری یک فرد حرفه ای را استخدام کنید
سازمان یافته و به روز باشید
1. برای تجارتتان یک حساب بانکی باز کنید.
پس از ثبت قانونی شرکت با نام رسمی،مرحله مهم بعدی افتتاح حساب بانکی است.(اگر هنوز نام تجاری ندارید،زمان آن رسیده است که یک نام تجاری برای خود ثبت کنید.برای ساختن نام تجاری از Wix Business (ژنراتور نام تجاری Wix) استفاده کنید.)
شرکتهای LLC،مشارکتها و شرکتهای قانونی ملزم به داشتن حساب بانکی مجزا برای تجارت هستند. در عوض،صاحبان سهام ملزم به داشتن حساب بانکی نیستند،اما قطعاً اینکار توصیه می شود.
اینکه زندگی شخصی خود را از زندگی تجاریتان جدا کنید یک فکر هوشمندانه است.انجام این کار به شما امکان می دهد تا هزینه ها و درآمد خود را به راحتی ردیابی کنید،این امر باعث می شود سوابق مالیاتی و سایر کارهای شما آسان پیگیری شود.پیروی از این رویه به شما امکان می دهد کارت اعتباری و کارت ویزیت نیز بدست آورید و همچنین برای پرداخت مالیات خود پول کنار بگذارید (برای اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید).
قبل از باز کردن یک حساب بانکی،مطمئن شوید که در مورد گزینه های مختلف تحقیقاتی انجام دهید. ساختارهای هزینه،فرصتهای پس انداز و سایر عوامل خاص برای مشاغل خود را با یکدیگر مقایسه کنید.در انتها،گزینه های سودمند بانکی خود را بررسی کنید و اسناد مورد نیاز برای ارائه در اولین جلسه افتتاح حساب خود را تهیه کنید. این اسناد می تواند هر چیزی از اسناد ثبت نام شما گرفته تا مجوز،نام تجاری و موارد دیگر باشد.
2.هر معامله را پیگیری کنید.
به منظور پیگیری امور مالی،داشتن سابقه روزانه در معاملات شما بسیار مهم است.این کار از طریق فرآیندی موسوم به حسابداری انجام می شود که خرید،فروش،دریافت و پرداخت شما را به صورت روزانه ثبت می کند.در ضمن انجام این کار،هر معامله را در گروه های مرتبط که بخشی از صورت کلی درآمد و ترازنامه برای ماه است،طبقه بندی کنید.
برای مشاغل مستقر در آمریکا،زمان ثبت هر معامله بستگی به روش حسابداری شما دارد: نقدی یا تعهدی.
اگر از روش پول نقد استفاده می کنید،زمان دریافت پول نقد و هزینه های هنگام پرداخت وجه،درآمد را ثبت کنید.
اگر از روش تعهدی استفاده می کنید،درآمد و هزینه های همزمان را ثبت کنید (حتی اگر هنوز پول دریافت نشده است).
نتیجه دیگر حسابداری این است که بتوانیم بصورت ماهانه گردش بانکی را انجام دهیم.این فرایند برای اطمینان از این است که هر آنچه که در پرونده های خود به عنوان وجه نقد در یک ماه معین ثبت کرده اید،مطابق با صورت حساب بانکی شما باشد.در غیر این صورت،شما باید بر این اساس آنها را تنظیم کنید.بسیاری از راه حلهای نرم افزاری برای کمک به شما در سرعت بخشیدن و اتوماسیون فرآیند حسابداری مانند Intuit Quickbooks ، Expensify و Xero در دسترس هستند.
هزینه های خود را بزرگنمایی کنید:از بین تمام معاملات،هزینه ها نیاز به توجه خاصی دارند.این امر به این دلیل است که IRS شما را ملزم به ثبت سابقه دریافتهای خود برای هر چیزی بیش از 75 دلار می کند(توصیه می شود همه رسیدهای خود را نگه دارید).برنامه ها و وب سایت هایی مانند Shoeboxed و Wave به شما امکان می دهند تا همه این موارد را بصورت الکترونیکی سازماندهی کنید.هنگام ساماندهی هزینه های خود،آنها را در دسته بندی های خاصی قرار دهید تا از مزایای حذف مالیات و اعتبارات بهترین بهره را ببرید.این دسته ها شامل وعده های غذایی،سرگرمی، مسافرت،وسیله نقلیه و هدایا است.دسته دیگر دفتر خانه است،زیرا اگر بخشی از خانه خود را به عنوان یک دفتر استفاده می کنید،با صرفه جویی در هزینه های خدمات،قبض ها و حمل و نقل می توانید شخصاً از آن بهره مند شوید.
نحوه پیگیری هزینه های کسب و کار هنگام انجام حسابداری مشاغل کوچک برای پیگیری هزینه های کسب و کار هنگام انجام حسابداری در مشاغل کوچک
3. صورتهای مالی مناسب را ایجاد کنید
حسابداری به شما امکان می دهد که بصورت روزانه درآمد و هزینه های خود را پیگیری کنید،اما این تنها بخش کوچکی از کل مراحل حسابداری است.حسابداری شامل تفسیر این شماره ها به منظور دریافت سرمایه گذاری،رشد تجارت و آگاهی بهتر از نحوه هزینه کردن پول است.خود را آماده کنید،زیرا لازم است صورتهای مالی حسابتان را تهیه کنید.
صورتهای مالی شامل ترازنامه،صورت درآمد ( به عنوان صورت سود و زیان هم شناخته می شود) و صورت جریان وجوه نقد است.
ترازنامه:ترازنامه شامل موجودی شرکتهای شما در زمان مشخصی برای دارایی ها (برای مثال ثبت اختراعات و ماشین آلات)،بدهی ها (وام های قبلی) و سهام (سهام های قبلی)است.همانطور که به هر یک از این مؤلفه ها اضافه خواهید کرد،مهم است که این عبارت همیشه مطابق با معادله زیر باشد:
دارایی – بدهی = حقوق صاحبان سهام
صورت درآمد:شامل خلاصه ای از درآمد و ضررهای شماست که در یک بازه زمانی (ماهانه، سه ماهه یا سالانه) ثبت میشود.این قسمت معمولاً در دو دسته ارائه می شود:سود (درآمد و سود) و ضرر (هزینه و ضرر). وقتی ضرر خود را از سودتان کم می کنید،با درآمد/ضرر خالص روبرو خواهید شد.
برطبق این بیانیه،قادر خواهید بود حاشیه ناخالص خود را به راحتی محاسبه کنید که به شما این امکان را می دهد تا ببینید بعد از بزرگترین هزینه خود برای هر محصول یا خدمات،چقدر درآمد کسب می کنید.در معادله زیر،هزینه کالاهای فروخته شده شامل تمام هزینه هایی است که به طور مستقیم مربوط به آماده سازی محصول یا خدمات شما برای بازار است:
حاشیه ناخالص= (کل درآمد – هزینه کالاهای فروخته شده)/ کل درآمد
بیانیه جریان نقدی:بسیاری از مشاغل کوچک به دلیل عدم پیگیری صحیح،از پول نقد خارج می شوند.صورت جریان پول می تواند با نشان دادن تأثیر تغییرات دو صورت مالی قبلی روی پول شما،کنترل و آگاهی بیشتری روی روند ورود و خروج پولتان داشته باشد.برای ایجاد آن،باید پول خود را به سه دسته تقسیم کنید:عامل، سرمایه گذاری و تأمین مالی.
4.خدمات حقوق و دستمزد را تنظیم کنید
اگر قصد استخدام کارمندان و یا پیمانکاران مستقل (مترجمان آزاد) دارید،باید طرحی را برای پرداخت حقوق،مزایا و بازپرداخت مالیات مناسب تهیه کنید.این همچنین در مورد اجرای یک نمایش یک نفره است،زیرا شما تنها پیمانکار مستقل خواهید بود.برای این کار،برنامه ای را انتخاب کنید که چه موقع حقوق و دستمزد تمام می شود،مبلغی که به هر شخص (از جمله خودتان) پرداخت می کنید و حتماً مدارک صحیحی را تهیه کنید.به عنوان مثال در ایالات متحده آمریکا،بیشتر پرونده های فریالنسرها 1099 پوند را تشکیل می دهند.
5.مالیات بدهید.
مالیات ها هزینه های مالی هستند که مشاغل و اشخاص برای تأمین هزینه های عمومی باید به دولت بپردازند.تفکیک برخی از مهمترین مالیات های مشاغل کوچک به شما کمک می کند تا این موضوع را بهتر بفهمید:
مالیات بر درآمد:برای بیشتر مشاغل کوچک،مالیات اظهارنامه مالیات شخصی خود را مطالبه خواهید کرد.این مورد در ایالات متحده است،مگر اینکه شما به عنوان شرکت ثبت نام کنید.شرکتها تنها ساختارهای تجاری هستند که به طور جداگانه از مالکان آنها مالیات گرفته میشود.بنابراین،اگر شما یک شرکتی نیستید،به دلایل قانونی ضروریست که شما از درآمد خود پس انداز کنید تا بتوانید در صورت لزوم مالیات را پرداخت کنید (به طور معمول به صورت ماهانه).
مالیات بر فروش:برای هر کالا یا خدماتی که می فروشید،باید درصد مناسبی از مالیات فروش را بر اساس محل استقرار خود به مشتریانتان پرداخت کنید.سپس،باید آن مجموعه ها را پیگیری کرده و به موقع به IRS ارسال کنید.
مالیات واردات:اگر کالاهایی را از کشورهای دیگر خریداری می کنید باید مالیات انرا پردازید.در اینجا یک ابزار مفید برای محاسبه مالیات بر واردات قرارداده ایم.
به طور کلی،تعهدات مالیاتی برای تجارت شما بسیار خاص و یک فرایند بسیار پیچیده است. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که آن را به درستی انجام داده اید،می توانید با مطالعه بسیاری از مباحث مربوط به مالیات IRS برای مشاغل کوچک در اینجا شروع کنید.پس از آن،شما یا می توانید اطلاعات خود را ثبت کنید یا تصمیم بگیرید که استخدام حسابدار مالیاتی برای تهیه اظهارنامه مالیاتی برای شما،برای وقت و دانش مالیاتی فعلیتان سودمندتر است.
چگونگی مدیریت مالیاتی خود در هنگام انجام حسابداری در مشاغل کوچک نحوه مدیریت مالیات خود هنگام انجام حسابداری در مشاغل کوچک
6.با گذشت زمان میزان موفقیت تجارتتان را ارزیابی کنید.
با آگاهی از طریق صورت های مالی و فرآیندهای مربوط به شرکتتان،می توانید درک کاملاً روانتری نسبت به هر مؤلفه ای که به عملکرد شغلی شما وارد می شود،داشته باشید.
با توجه به الگوها،می توانید آگاهانه در مورد هزینه های خود در آینده تصمیم گیری کنید.به عنوان مثال،اگر وب سایت فروشگاهی خود را مدیریت می کنید،کار کوچکی که ممکن است انجام دهید این است که بعد از دیدن میزان پرداخت بیش از حد،قیمت محصولات را ارزان تر کنید.کار بزرگتر این است که پیش بینی های مالی را انجام دهید،سپس سرمایه گذاری خود و استفاده از منابع را برآن اساس پایه گذاری کنید. در کل،مواظبت و توجه به کیف پولتان به شما امکان می دهد تا شرکت خود را با کارآیی بیشتری اداره کنید.
7.برای کارهای حسابداری یک فرد حرفه ای را استخدام کنید.
ممکن است پس از خیس شدن پاهای خود،بفهمید که نمی خواهید در دریا شیرجه بزنید.
شاید هم تجارتتان درحال رشد است و دیگر برای انجام کارهای حسابداری وقت ندارید.درعوض، می توانید شخص دیگری مثل یک حسابدار یا CPA را استخدام کنید تا این کار را برایتان انجام دهد.
به یک حسابدار رسمی و معتبر که برای اثبات دانش خود در زمینه ی صورت های مالی،مالیات و خدمات مشاوره،امتحانات سخت را پشت سر گذاشته است،CPA میگویند.استخدام یک دستیار می تواند برای شما بسیار پرسود باشد و کارهای مفیدی از پس انداز کردن پول و وقتتان برای پرداخت مالیات گرفته تا بهبود شانس دریافت کمک های مالی و وام از سرمایه گذاران و بانک ها برایتان انجام دهد.ممکن است شخصی را به طور پاره وقت استخدام کنید،مانند فصل مالیات یا تمام وقت برای کار در تمام زمینه های مورد نیاز شما(مدیر ارشد مالی و حسابدار). بسته به بودجه و پیچیدگی کارتان،هزینه ها و ملزومات آن متفاوت خواهد بود.
8.سازمان یافته و به روز باشید.
برای این که تصمیم بگیرید کارمند استخدام کنید یا نه،ضروری است که نقش خود را در این مسئولیت بزرگ درک کنید.حتی با وجود استخدام یک حسابدار،هنوز هم باید زمان و منابع خود را به طور مناسب سازماندهی کنید.رسیدهای مناسب را تهیه کنید و مرتباً کتابهایی در زمینه ی کاریتان را مطالعه کنید.انجام اینکار را در اولویت قرار داده و یک زمان معین در هفته یا ماه را به آن اختصاص دهید.
همچنین،کسی که درباره ی نحوه ی پرداخت هزینه توسط مشتری تصمیم میگیرد شماهستید.آیا پول نقدی،کارت اعتباری یا چیز دیگری را می پذیرید؟ و آیا به مهلت پرداخت دو هفته یا 30 روز و غیره احتیاج دارید؟برای اطمینان از دریافت وجه،قرارداد بنویسید و فاکتورها را پیگیری کنید.
برای آسانتر کردن زندگی، Ascend by Wix به شما امکان می دهد از طریق وب سایت خود فاکتور و قیمت را بنویسید،سپس پرداخت های آنلاین را فقط با یک کلیک از مشتریان خود بپذیرید.شما می توانید با مدیریت کلیه درآمدهای خود در یک مکان و همچنین صادرات گزارش فروش برای مصارف مالیاتی و سایر نیازهای حسابداری،همه چیز را سازماندهی کنید.
در کنار انجام کارها،به روز و روندهای در حال تحول مالی که در شغل شما تأثیر می گذارد هم آگاه شوید.برای این اطلاعات می توانید وب سایتهای دولتی مجاز مانند IRS را بررسی کنید.
به طور کلی،با انجام این مراحل مطمئناً آمادگی خود را برای برطرف کردن نیازهای حسابداریتان به دست خواهید آورد.پس از همه،در حال حاضر شما تجارت شخصی خود را راه اندازی کرده اید واین به آن معناست که شما هم انگیزه و هم توانایی انجام کارهای بسیار بیشتری را دارید.
دیدگاهتان را بنویسید