ارسال ایمیل های معرفی به مشتریان،کارفرمایان یا همکاران احتمالا یکی از چالش های مهم زندگی در عصر دیجیتال است.همه ما روزانه ایمیل های زیادی دریافت میکنیم.در برخی صنایع و موقعیت ها،ارسال ایمیل می تواند بخش عمده ای از روز کاری شخص را به خود اختصاص دهد.جای تعجب نیست که بسیاری از متخصصان از بازکردن ایمیل هایی که فرستنده ی ناشناس دارند صرف نظر میکنند،چه رسد به پاسخ دادن به آنها!با این حال،ایمیل های جالب یک روش تجاری ارزشمند هستند که شما نمی خواهید آنها را رد کنید.پس بهتراست،استراتژی خودرا تغییر دهید و ایمیلهای ناخوشایند را به ایمیل های مثمر ثمر تبدیل کنید.
امروزه بیشتر وظایفی که متخصصان دیجیتال با آن روبرو هستند،از نظر ماهیتی جدید هستند. چند دهه قبل،شما نمی توانستید به تنهایی یک وب سایت بسازید یا از شبکه های اجتماعی برای ارتقاء مشاغل خود استفاده کنید.
معرفی ازطریق ایمیل یک پدیده ی قدیمی است، اما با اینحال،وقتی نیاز به انجام اینکار باشد، به مهارتهای اساسی نیاز پیدا میکنید تا یک ایمیل مقدماتی بنویسید که روابط تجاری و کاری موفقی داشته باشید و برای اینکار باید همه چیز را در مورد برقراری روابط انسانی و توانایی ارائه موقعیت بدانید.این بدان معنا نیست که شما می توانید به هر کس می خواهید ایمیل بزنید و هرچیز که میخواهید بنویسید.برای شروع یک مکالمه واقعی،باید قبل از کلیک بر روی ایکون “ارسال”خوب فکر کنید.
در ادامه مطلب نکات تخصصی ما را برای معرفی خود درایمیل بخوانید.
1.ایمیل را با موضوع اصلی که نمیتوان نادیده گرفت شروع کنید
بیایید صادق باشیم:وقتی ایمیل یک شخص غریبه را باعنوان موضوعی می بینید مانند “فرصتی که نمی خواهید آن را از دست بدهید!” حتما نمیتوانید ایمیل را نادیده بگیرید و به خواندن ان ادامه میدهید.چه مدت طول می کشد تاایمل را به عنوان اسپم به سطل زباله هدایت کنید؟شاید خط موضوع ایمیل شما مهمترین عنصر باشد.پس اینگونه فکر کنید که این رمز عبور یک مهمانی بسیار شگفت انگیز است.اگر فقط رمز ورود را درست بگویید،میتوانید از درعبور کنید و وارد مهمانی شوید.
اولین چالش شما این است که مشخص کنید اسپم نیستید.از آنجا که به احتمال زیادگیرنده ی پیام نام شما را تشخیص نخواهد داد،خط موضوع باید زبان شخصی داشته باشد تاآن را از کمپین های ایمیل گسترده متمایز کند.تنهابا ارجاع واقعی و نوشتن کلمه اول،جمله خود را از تبلیغ کنندگان جدا کنید.درمورد نوشتن خط اول همه چیز را در نظر بگیرید:
“سلام [نام] امیدوارم بتوانیم درمورد [شرکت / شغل / موضوع]باهم گفتگو کنیم ”
“درمورد [شرکت] سوال بپرسید”
“به سوالات[مقاله / پست / مصاحبه شما] در مورد [موضوع] پاسخ دهید”
برای مطرح کردن یک موضوع خوب،ما یک آزمایش کوچک را پیشنهاد می کنیم:
طی سه روز آینده،به پیام های صندوق ورودی خود توجه کنید و خطوط موضوعی را که دوست دارید و مواردی را که دوست ندارید،در نظر بگیرید.سعی کنید بفهمید الگوها چه جذابیتی برای شما دارند وچرا جذاب شده اند.با یک خط موضعی که نمی توانید نادیده بگیرید شروع کنید.
2.استراتژی اولین جملات:این جملات راشما ساخته اید!خط موضوع شماآنقدر خوب بود که خواننده روی آن کلیک کرد و مایل به خواندت ایمیل شماست.اکنون مرحله دوم است:باید ازاینکه پاسخ شما را میدهند مطمئن شوید.از اولین جملات ایمیلتان مشخص میشود که ایا پاسخ خواهید گرفت یاخیر،بنابراین باید تک تک جملات خودرا بصورت استراتژیک بنویسید.هدف این است که به طور خلاصه و واضح برای گیرنده توضیح دهید چرا به این نتیجه رسیده ایدکه ایمیل بدهید و چه چیزی برای شماو آنها مفید است.آنچه را که می خواهید ارائه دهید به طور خلاصه بیان کنید:
“من قصد دارم به شما پیشنهاد همکاری بدهم [جزئیات]”
“من با پروژه شما با[موضوع] روبرو شدم و فکر میکنم علاقه مند به کار ما در مورد [موضوع] هستید.[جزئیات]”
“من فکر میکنم که ممکن است شرکت شمادر جستجوی [موقعیت] باشد و می خواستم خودم را به عنوان کاندید معرفی کنم.[جزئیات]”
اگر می توانیدذکر کنید که از چه راهی با گیرنده اشنا شده اید،اینجا مکانی برای انجام این کار است:
“من در مورد شرکت شما از طریق همکارم،[نام] چیزهایی شنیدم.”
“[نام]از[شرکت] توصیه کرد که با شما تماس بگیرم.”
3.ثابت کنید که تحقیقات خود را انجام داده اید: هنگامی که به کسی نامه می دهید که هرگز ملاقات نکرده ایدوتوجه آنها را جویا شده اید،باید به انها نشان دهید که علاقتان به کارشان واقعی است.شما نمیخواهید که فقط یک ایمیل ساده ارسال کنید،بلکه می خواهید یک ایمیل ویژه بفرستید که چیزی را بفروشید یا تبلیغ کنید،زیرا اعتقاد دارید که می توانید در کنار هم بسیار مناسب باشید.این امر مستلزم آشنایی با فرد یا شرکت مورد نظر است.همچنین نیاز است که جزئیات اشنایی خودرا در ایمیل ذکر کنید.
ظرافت در این زمینه مهم است.مطمئناً نمی خواهید مثل یک هوادار بیش از حد مشتاق به نظر برسید.اگر بیش از حد مشتاق به نظر برسید ممکن است ناامید شوید.در اینجاچند مثال مفید برایتان اورده ایم:
“من شرکت شما را در توییتر دنبال می کنم و از یادگیری […]هیجان زده شدم.”
“من کار اخیر شما رادر […] خیلی دوست دارم و فکر می کنم ما علایق مشترک زیادی داریم.”
“باتمرکز بر روی شرکت شما […]،فکر می کنم پلت فرم ما را در کار خود در […] مفید می دانید.”
4.مطمئن شوید که ایمیلتان تبلیغاتی نشود:تمام تلاش خود را بکنید که ایمیل شما مانند تیزر های تبلیغاتی در نیاید،حتی اگر حاوی یک درخواست باشد.مثل یک انسان بنویسید نه مثل یک اسپم ساز روباتیک.به یاد داشته باشید که در آن طرف مانیتور شخص دیگری است که علاقه ای به پاراگراف عمومی بازاریابی ندارد.به جای تبلیغات،یک معرفی نامه مطمئن را برای آنها ارسال کنید،برای مثال:
“شرکت من ارائه دهنده خدمات بازاریابی دیجیتال برای نوازندگان وگروههای مستقل است.”
“ما به مشتریانمان کمک می کنیم تا موسیقی خود را به صورت آنلاین و گسترده تر تبلیغ کنند.”
“یک صدای حرفه ای و پر انرژی باعث می شود مخاطب به شما گوش کند.”
5.بر منافعی که کار کردن با شما برای انهادارد تاکید کنید:با تکیه بر دو نکته آخر،یکی از راه های جلوگیری از تبلیغاتی شدن ایمیل این است که تمرکز رااز روی محصول،شرکت یا خدمات خود دور کنید و در عوض روی پیشنهاد همکاری با گیرنده تمرکز کنید.به عبارت دیگر،به جای نام بردن از دارایی های خود،در مورد نحوه بهره گیری از آنها به نفع گیرنده ایمیل بنویسید:
“من به عنوان مشاور امنیت سایبر در سازمان های مختلفی ازجمله [جزئیات] کار کرده ام.”
“من معتقدم كه می توانم [شركت] بینش های ارزشمندی در مورد چگونگی محافظت از شركت و مشتریان در برابر حملات ارائه دهم و می توانم با تیم شما در زمینه اجرای اقدامات عملی برای این كار همکاری كنم.”
روی نفعی که برای انهادارید تأکید کنید و انرا برجسته کنید.
6.ایمیلتان را مختصر نگه دارید:ممکن است وسوسه شوید یک ایمیل جامع بنویسید که دید خلاقانه،جزئیات،تجربه و مهارت های شما را نشان دهد.باید مطمئن شوید که روی ایمیل کلیک نمیکنید و سخت تلاش میکنید که جلوی وسوسه ی خود بمانید و ایمیل را طولانی نکنید،مطمئنا نمی خواهید با طولانی کردن ایمیل خواننده را از خواندن متن منصرف کنید.توصیه می کنیم ایمیلتان را به سه بخش کوتاه تقسیم کنید:
مقدمه(1-2 جمله).
پیشنهاد (2-3 جمله)
دعوت به همکاری (1-2 جمله) بزودی در این مورد بیشتر توضیح میدهیم.
حتماً هر بخش را در پاراگرافهای جداگانه جدا کنید تابه جای آنکه ایمیل بزرگ باشد،کوتاه جلوه کند.
7.لحن خود را با متن تطبیق دهید:ایمیل های معرفی در انواع و سبک های مختلفی ارائه می شوند.در حالی که همیشه ادب و احترام ضروری است،انتخاب کلمات شما به نوع متن بستگی دارد.ابتدا به زمینه معرفی توجه کنید.اگر میخواهید نسخه ی نمایشی خدمات خود را به شخصی ارائه دهید باید بهترین قسمت خدمات را ارائه دهید تا ان شخص مشتری شما شود.اگر میخواهید درحرفه ی خود با یک هنرمند همکاری کنید،باید سعی کنید تا یک رابطه ی حرفه ای برقرار کنید.اگر میخواهید به یک شخص قدرتمند در حرفه ی خود پیشنهاد کنید که به شرکت شما بپیوندد،باید سعی کنید که او را برای پیوستن به تیم خود ترغیب کنید.اینها موقعیتهای اجتماعی مختلفی است که باید در برخورد باهرکدام متفاوت عمل کنید.
علاوه بر رابطه بین شما و گیرنده ی پیام،نوع ایمیل می تواند بر اساس زمینه های حرفه ای متفاوت باشد.صنایع مختلف دارای کد فرهنگی مختلف هستند.لحن وکلماتی که در ایمیل خود استفاده می کنید باید با آنچه در زمینه کاری گیرنده ایمیل مشترک است،مطابقت داشته باشد.فرض کنید شما وکیل دادگستری هستید و درمورد قراردادهای نمایشگاه به صاحب گالری ایمیل میفرستید.اینکه ایمیل را به زبان قانونی بنویسید مطمئنا کار عاقلانه ای نیست.برای متخصصانی که در زمینه های مختلف با مشتری کار می کنند(طراحان ، مشاوران و …)این موضوع از اهمیت بیشتری برخوردار است.اگر این مسئله در مورد شما هم صدق می کند،محتوای ایمیل خود را با فرهنگ حرفه ای گیرنده مطابقت دهید.
8.لینکهای خود را با دقت انتخاب کنید:هنگام نوشتن یک ایمیل مقدماتی،حواس پرتی دشمن شماست.شما می خواهید خواننده همچنان بر روی ایمیل متمرکزباشد و قصد ارسال پاسخ برای شما را داشته باشد.خطر اضافه کردن لینکها به ایمیل شما این است که شما از گیرنده دعوت می کنید نگاه خود را به جای دیگر تغییر دهید.ازطرف دیگر،لینک ها به وب سایتهای خارجی می توانند نشان دهند که شما چقدر با تجربه و با استعداد هستید و به گیرنده خود نشان می دهید که نسبت به آنچه انجام می دهید جدی هستید.
اما جای نگرانی نیست،راه حلی برای این معضل وجود دارد.دستورالعمل های زیررا دنبال کنید:
اگر لازم است گیرنده ی پیام را به مطالب اضافی دیگری که نمی توانند در ایمیل درج شوندهدایت کنید،مثل نمونه کارهای خود به عنوان یک عکاس حرفه ای،از یک لینک استفاده کنید.
اگراز گیرنده می خواهید وظایفی مانند RSVPing در یک رویداد یا ثبت نام در نسخه ی نمایشی را انجام دهد،یک لینک مستقیم از ان صفحه در ایمیل قراردهید.
از امضای ایمیل خود برای افزودن لینک هایی برای صفحات مفید،اما نه حیاتی،از جمله وب سایت شخصی یا نمایه توییترتان استفاده کنید.
بیش از یک لینک در متن ایمیل و بیش از دو لینک در امضای خود استفاده نکنید.
اگر لینکهای شما طولانی هستند،از سرویس های کوتاه کردن لینک مانند Bitly استفاده کنید.
9.در مورد مرحله بعد کاملاً صریح باشید:تاکنون کاربزرگی انجام داده اید که توانستید گیرنده را وادار به باز کردن و خواندن ایمیل خودکنید.این فوق العاده است!اما هنوز به هدف نهایی خود نرسیده اید:آیا به ایمیل شما پاسخ داده اند؟برای اینکه مکالمه به سطح بالاتری ارتقا پیداکند،ایمیلتان باید درباره آنچه در مرحله بعدی میخواهید کاملاً واضح باشد.
ایمیل شما باید شامل یک Call-to-Action (CTA) شود که گیرنده را وادار به فعالیت کند.در حالی که CTA از آنها دعوت می کند تا حرکت بعدی را انجام دهند،شما هنوز تنها کسی هستید که شرایط را تنظیم می کند.پس سعی کنید گیرنده را با گزینه های زیاد به اشتباه نیاندازید.بایک دوره عملی گزینه های اولویت بندی شده را انتخاب کنید و گیرنده را دران جهت هدایت کنید:
“من دوست دارم مکالمه را با یک تماس تلفنی ادامه دهم.چه زمانی برای شما مناسب خواهد بود؟ ”
“ما تا هفته آینده وقت برای ملاقات یا گفتگو نداریم اگر مایلید به ما بپیوندید”
در مورد مرحله بعد کاملاً واضح باشید
10.مانند یک حرفه ای پیام را دوستانه به پایان برسانید:یک مورد کوچک برای نهایی کردن ایمیل شما باقی مانده است:یک پایان عالی.قاعده لمس با انگشت در مورد اصطلاحات خاص صنعت نیز در اینجا اعمال می شود،اگرچه برخی از دستورالعمل ها می توانند به طور گسترده اعمال شوند.به نظر می رسد “صدای شما” خیلی شخصی است ، در حالی که صادقانه خیلی سرد و محکم است.شما می خواهید بین این دو قطب چیزی پیدا کنید،گزینه های خوب آن عبارتند از:”بهترین”، “با تشکر”،”تشویق” یا “با احترام”. توجه کنید که بجای این کلمات چگونه میتوانید”به طور خلاصه از نسخه محاوره ای استفاده کنید.”همه بهترین ها”،”با احترام”و غیره.
خوب است که با یک جمله ی دوستانه از ایمیل را به پایان برسانید و ارسال کنید مثل:”منتظر پاسخ شما هستم.باتشکر[نام]”
دیدگاهتان را بنویسید